Пособие бухгалтера муниципального образования (МО).

ВМЕСТО ВВЕДЕНИЯ.
Вообще-то, сильно сказано – пособие. Оно не совсем пособие в учебном смысле, так – некоторые находки, которыми автор хотел бы поделиться с коллегами по учёту финансов. (Оно может быть использовано бухгалтерами и других организаций, не имеющими средств для покупки современного, а значит, дорогостоящего программного обеспечения. Но считать-то всё равно надо. Так же оно может пригодиться для регистрации, скажем, корреспонденции.) Оговоримся сразу – была поставлена цель помочь бухгалтеру МО сэкономить время. Задача, прямо скажем, непростая. Работать поначалу придётся не то что бы много, но на первый взгляд, впустую. Но это не будет впустую – экономия времени будет обязательно.
Откуда это автору известно?
***
Лет 25 назад (компьютеров тогда было мало) он поменял заводскую систему учёта отгруженной продукции. Если коротко, то учёт вёлся по названиям городов, в которых находились потребители – порядка 30 букв алфавита: Абакан, Белгород, Волгоград, и т.д. И в конце каждого месяца приходилось считать, сколько/и на сколько, в какой регион отгружено. Работа, прямо скажем, муторная. Не проще ли было учитывать сразу по регионам (сколько их там – 70 или 80: Архангельская область, Брянская, и т.д. Да какая разница.)? Вполне можно было. Автору коллеги говорили: «Что, самый умный, что ли? Десятилетиями так работали и – ничего». Те, кто так работали, не изучали военную бухгалтерию – там всё куда как функционально. Тот самый случай, когда мнение одного специалиста ценнее мнения целого коллектива (отдела сбыта) людей неглупых, но не имеющих времени, сил или желания посмотреть на проблему со стороны, и попробовать её решить: «Бери – больше, кидай – дальше, пока летит – отдыхай». И после этого удивляются, почему у них не идут дела. («Видно, в понедельник их мама родила», э?)
***
Лет …надцать назад автору приходилось выгружать из программы некоторые формы для разных организаций. Ставилась задача: как удобнее называть выгруженные файлы, чтобы их не задумываясь можно было отправлять электронной почтой, и чтобы в архиве они были информативны. Пытались решить, но каждый эту задачу решал по-своему, что вносило путаницу. Приходилось открывать файл и смотреть, насколько его содержание соответствует форме, т.е. названию. (Налицо непроизводительная трата времени.) Автор разработал алгоритм, не будем скрывать, не всем понятный, но работающий, с вполне удобочитаемыми названиями файлов, которые отражали внутреннее содержание, и, что главное – ни одно название не повторялось. Так можно было хранить тысячи, а может, и десятки или даже сотни тысяч файлов. Но хватит экскурсов в прошлое. Вот мы и подошли к основному понятию. Речь идёт о базах данных.
***
Бухгалтер МО в своей деятельности производит много документов, которые можно рассматривать как базы данных. (Вообще-то, с базами данных можно работать в системе электронного документооборота {далее – СЭДО}, но не всегда такое возможно; н/п, компьютер на всю бухгалтерию один [знакомо?], или СЭДО зависает или перезагружается. Что делать? Работать-то надо.)
Возьмём документы доходного блока, как более простого. (Рассмотрев данный алгоритм, его можно применить и к документам расходного блока, но это бухгалтеру придётся делать уже самому. Дело автора – подать идею.)
О ЦИФРОВОЙ НУМЕРАЦИИ.
Ближе к концу года (или для экономии можно рассмотреть документы предыдущего года) следует озаботиться вопросами:
- сколько в течение года было составлено уведомлений об уточнении? (- Допустим, 800.)
- сколько в течение года было составлено заявок на возврат? (- Допустим, 70.)
Можно найти ответы на эти вопросы? – Разумеется. Для чего? – Вот для чего.
Прогнозируем (только для себя), сколько в будущем году будет уведомлений и заявок? Статистика нам подсказывает, что надо идти от достигнутого плюсом 10%.
Итак, прогнозные значения для уведомлений – 880, для заявок – 77 документов. Это нам говорит о том, что с начала будущего года уведомления мы можем нумеровать в трёхзначном формате (001, 002, и т.д.), а заявки – в двузначном (01, 02, и т.д.). Иными словами, мы можем визуализировать: если нас спрашивают о документе с трехзначным номером – это уведомление, с двузначным – это заявка. Кроме того, если мы будем сохранять документы в формате Word или Excel, они у нас расположатся в папке как отсортированные по возрастанию. Удобно? Базы данных должны помогать работать так, как будто это поисковая система.
Можем ли мы комбинировать номера? Это на своё личное усмотрение – если идёт возврат по уведомлению, то его номер будет в формате «В-У»; а если уведомление уточняет возврат, соответственно – в формате «У-В». Всё это предназначено для большей информативности.
Вместо примечания. У администраторов, расположенных в крупных городах и ведущих большое количество платежей, ошибочных платежей больше, чем, скажем, в сельском поселении. Там применяют нумерацию уведомлений и заявок, отталкиваясь от номера платёжного поручения. Практичный выход из ситуации – отсортировав документы по возрастанию (если номер начинается на цифру от 1 до 5) или по убыванию (если от 9 до 6) можно сразу найти всю историю платежа. Но наша задача проще, т.к. и платежей и МО меньше.
О ЗНАКОВОЙ НУМЕРАЦИИ.
Речь идёт о знаках препинания. Возрастание знаков препинания в информационных системах идёт в следующем порядке: «ЗАПЯТАЯ –> ТОЧКА –> ДВОЕТОЧИЕ –> ТОЧКА С ЗАПЯТОЙ». Что нам это даёт? – Это даёт нам возможность формировать исправительные документы, н/п, уведомления, не сбивая нумерацию. Н/п, плательщик оплатил крупную сумму (нужна она для МО? – А то.), но немного/или много ошибся (ошибок бывает иногда порядком: неверные или неуказанные КБК, ОКТМО, лицевой счёт, …) и, чтобы можно было распоряжаться денежными средствами, бухгалтеру МО надо всё это исправить. БЫСТРО. А то назавтра в финоргане денег может уже не быть.
Итак, бухгалтер МО направляет уведомление об уточнении под номером, скажем, «112». Ему приходит ответ, что «документ не найден». [– Погодите, автор. Все документы должны быть оформлены правильно. - - Это всё лозунги. Практическая работа от них далека – это было и 100 лет назад, и, возможно, ещё раньше. Может, намного раньше. («Батюшка царь, ты уж им скажи, чтобы не воровали». Ась? Было?)] Бухгалтер разбирается, и посылает исправленное. (Под каким номером? – А какой был начальный? - - Номер один. – Ну так и пошлём под номером два.) Исправленный документ лучше послать под тем же номером, но, чтобы он не путался с предыдущим, следует добавить запятую, т.е. под номером «112,». (- А если опять неправильно. - - Тогда под номером «112,,»; а если ещё раз переделывать, то «112,,,». – Ну, вы развеселили. А что, если 10 исправлений – десять запятых? - - Это вы развеселили. Если знаков препинания больше пяти, они, сливаясь, уже начинают приносить не пользу, а вред. Но ваш покорный слуга всё продумал: следующие по возрастанию номера: «112. 112.. 112… 112: 112:: 112::: 112; 112;; 112;;;». Уж больше двенадцати исправлений вряд ли будет.
В следующий раз, скажем, через неделю, решая подобный вопрос, надо сразу отталкиваться от последней редакции документа (в нашем случае – 112;;;) как самой правильной. (Ведь все документы должны быть оформлены правильно, э?) Подобный подход помогает:
- экономить время своё и сотрудника финоргана; также денежные средства на телефонные переговоры, если бухгалтер пытливый – а он обязан быть пытливым – и хочет выяснить причину непрохождения одного из предыдущих документов (углубляться не будем – специалисту это понятно);
- порядковый номер документа уже сам за себя говорит о количестве значащих документов, исполненных бухгалтером. Конечно, в СЭДО тоже ведётся учёт отправленных документов, но для некоторых проверяющих число документов из СЭДО не является истиной в последней инстанции. (- Сколько в СЭДО введено документов? Так, 840. А номер последнего документа – 723. Сколько у вас проведено правильно оформленных документов? 723? Что-то не верится. Проверить надо. - - Пожалуйста, проверяйте. И проверит, и убедится в правоте: «Учёт документов в службе организован грамотно». Документы должны говорить сами за себя и за своего автора-исполнителя. А как иначе? Иначе нельзя. – Что-то опять похоже на лозунги? - - Это не лозунги, это правила, сформировавшиеся в ходе становления бухгалтерской науки. – А это наука? - - В общем-то, да.)
О БУКВЕННОЙ НУМЕРАЦИИ.
Правильнее сказать «буквенно-цифровой нумерации». – А нужна ли она? - - Если она приносит пользу (экономит рабочее время), почему нет?
Пример № 1. В сельское поселение (далее - сельпо) с условным названием «Берёзовское» приходит платёж от физического лица, прописанного в другом сельпо этого же района с не менее условным названием «Еловое». За что? – Допустим, за аренду земельного участка. Бухгалтер «Берёзовки» выясняет (работа такая: почему нам прислали без основания – договора, н/п), что это ошибочный платёж, предназначавшийся «Еловке». Что он делает? Отправляет финоргану т. наз. «отказное» уведомление, правильно, кстати говоря. (Но не до конца – надо ещё сообщить, в чей адрес. Звонить? А если финорган в другом районе? Возможно? Да.) В поле «Номер документа» желательно указать получателя. – А как быть с порядковым номером документа? - - А очень просто: через два пробела в этом же поле заполнить порядковый номер документа; н/п, «Еловка 098».
Пример № 2. В налоговую инспекцию приходит платёж, предназначавшийся внебюджетному фонду. Аналогично: отказаться, сообщив нужного получателя денежных средств, если из платёжного документа соответствующий вывод сделать нельзя.
Пример № 3. В федеральную организацию приходит платёж, предназначавшийся другому региону – абсолютно всё так же: название региона, н/п, «Воронеж» и через два пробела порядковый номер уведомления. – А почему именно через два? - - Для экономии времени, дорогие мои. Если кто-то хочет пойти своим путём – пожалуйста, пусть попробует через 20 пробелов; мы же тут не директивные решения раздаём, а добрые советы, как сберечь время, которое с каждым годом становится всё дороже и дороже. И наш долг – достойно противостоять таким вызовам, помогая друг другу.
Это у нас шёл разговор о буквенной нумерации кириллицей. Отказных уведомлений, как правило, на порядок (или даже два) меньше, чем обычных. Но меньше – это не значит, что они менее важны. Любой опытный бухгалтер подтвердит старую истину, что в финансовой работе мелочей нет.
***
И, наконец, самый, возможно, малочисленный класс уведомлений – это уведомления по взносу наличных. Они бывают довольно редко, заполняются весьма своеобразно и потому вызывают вопросы. А решение вопросов – это трата времени, да?
Нумерацию уведомлений по взносу наличных лучше производить по тому же шаблону, что и отказных уведомлений, только не кириллицей, а латиницей, н/п «vn 147». Ошиблись? – Смотрим раздел «О знаковой нумерации» и делаем выводы.
И что всё это нам даёт? Учёных всегда интересует то, что выламывается из общего ряда. А поскольку работа бухгалтера сродни работе учёного, то после окончания года (или отчётного периода) мы можем отсортировать в СЭДО документы:
- по дате и найти последний порядковый номер документа – заявки ли, уведомления ли;
- по убыванию номеров, и выяснить:
- сколько и в какие поселения отправлялись отказные документы;
- сколько было и как правильно оформляются уведомления по взносу наличных.
Вот примерно и всё, что мы хотели доложить коллегам по финансовому учёту о нумерации в базах данных. Если данное будет востребовано, можно будет написать нечто подобное для бухгалтера райфинуправления.
11.06.2020.

Обсуждаемое